Estructurando los Costos de mi Emprendimiento

 

El conocimiento de los costos es fundamental en el manejo de un Emprendimiento. Conocer a detalle la estructura de costos de cualquier producto y/o servicio, o en su defecto de cualquier negocio, es un factor indispensable para poder establecer los precios de venta al público y obtener así la rentabilidad deseada, independientemente del tamaño del negocio pues es un insumo fundamental para el funcionamiento del mismo

 

Definiciones necesarias para el desarrollo de la Estructura de Costos

Antes de profundizar en el tema de estructura de costos, repasemos algunas definiciones de economía que nos permitan profundizar el contenido en cuestión.

Costo: es el valor monetario de los diferentes elementos que intervinieron en la producción de un bien o servicio.

Precio: es el valor monetario que se le asigna a un bien o servicio, que debe ser pagado por un cliente que desee adquirirlo.

Ingreso: es el valor monetario que percibe el productor del bien o servicio luego de restar los costos e inversión en los que incurrió para generar dicho producto o servicio.

Costos directos o variables: es la inversión asociada a la elaboración del bien o servicio y que dependen del volumen de producción, entre los que se encuentran: materias primas, insumos, materiales, mano de obra directa, alquiler de equipos para producción, logística, entre otros.

Costos indirectos o fijos: son aquellos que no dependen directamente del volumen de producción, aunque pueden ser impactados por él, como por ejemplo el pago de servicios básicos, alquiler o renta de los espacios físicos, mano de obra administrativa (indirecta), costos financieros, alquiler de equipos y materiales que no participan en la producción, entre otros.

Factor de costos indirectos: es la relación entre los costos directos e indirectos. Da una medida del tamaño de los costos administrativos que se debe aplicar a cada producto. El factor es más pequeño a medida que los costos directos o el volumen de producción aumenta.

Margen de Contribución:  El objetivo de calcular esta variable, tal y como el propio nombre indica, es conocer cuánto contribuye la producción de un servicio o producto determinado a la estabilidad de una empresa en términos económicos. Gracias a este cálculo se puede saber con precisión hasta qué punto puede ser rentable seguir produciendo ese elemento. El margen de contribución es el resultado de restar los costes variables al precio de venta. Otra forma de entender este concepto es como el sobrante de los ingresos en relación a los costes variables. Este excedente debe ser suficiente para cubrir tanto los costes fijos como la ganancia o utilidad esperada.

Punto de Equilibrio: El punto de equilibrio es una herramienta que sirve para conocer el momento exacto en que, en el negocio, los ingresos que se obtienen por las ventas son iguales a los gastos en los que se incurren, es decir, la cantidad en que tanto ingresos como egresos se encuentran en equilibrio y no generan ni pérdida ni ganancia para la empresa.

Utilidad. Este concepto hace referencia al resultado, en porcentaje, que el producto ha de obtener sobre el costo que se ha invertido.

Rentabilidad: La rentabilidad es la capacidad que tiene algo para generar suficiente utilidad o ganancia; sin embargo, una definición más precisa de la rentabilidad es la de un índice que mide la relación que existe entre la utilidad o ganancia obtenida o que se va a obtener, y la inversión realizada o que se va a realizar para poder obtenerla.

Depreciación: La depreciación es un fenómeno afecta a los activos fijos de un emprendimiento o empresa, La depreciación supone la disminución de valor de un bien propiedad del emprendimiento o empresa, debido al gestaste por el uso, al paso del tiempo o a la obsolescencia.  Para calcular su efecto se utilizan diversos métodos. Entre ellos la depreciación lineal, este método distribuye el valor depreciable del activo  a lo largo de la vida útil del mismo, de forma igual y uniforme por lo que sería adecuado para activos cuyo desgaste físico u obsolescencia no sucede inmediatamente

Merma: “Acción y efecto de mermar (disminuir)” y es que cuando se realiza un proceso de transformación “siempre” vas a tener materia prima que no utilizaras en la elaboración del producto final, esto basándonos en que hay una limpieza o una transformación de la materia prima. Es muy común en gastronomía tener mermas por cocción o eliminación de líquidos (Carnes) y también existen mermas por descongelamiento.

Desperdicio: Es una acción generada por descuido en la manipulación de los productos por parte de un colaborador. Es un producto apto para vender pero que no podrá colocarse a la venta debido a que – se le incorporó materia prima que no debía incorporarse, o se debía congelar y no fue realizado, o se procesó de más (gastronomía y hotelería) y no fue vendido

Desecho: podrían ser confundido con el desperdicio, pero en realidad el desecho se da normalmente por la no continuidad de una línea de producción – ejemplo: La gerencia indica que ya no se va a procesar más té de “Limón” debido a que según un estudio el mismo no es apto para el consumo (es un ejemplo). También podemos catalogar como desecho el vencimiento de la materia prima, pero hay que analizar si fue por negligencia en la compra debería ser catalogado como desperdicio de insumo.

Clasificación de los Costos

Como ya se mencionó anteriormente, es importante hacer un estudio de los costos contables en los cuales se incurre en la fabricación de productos y producción de servicios, de manera de poder obtener una medida que funcione para designar los precios de ventas basados en los costos unitarios. Procedemos ahora a hacer una distinción de los distintos costos de producción que están presentes en un proceso productivo. Según la variación que experimentan, los costos suelen separarse en 2 grades grupos:

• Costos Variables o Directos
• Costos Fijos o Indirectos

Costos Variables o Directos (CD):

Son aquellos que están directamente asociados con la actividad del negocio. Están íntimamente relacionados al volumen de producción y están fundamentalmente conformados por los gastos en materias primas, mano de obra y misceláneos de produccion. Varían en forma proporcional, de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa. Son los costos por "producir" o "vender". Por ejemplo:

• Materias Primas directas.
• Materiales e Insumos directos.
• Mano de obra directa (a destajo, por producción o por tanto).
• Envases, Embalajes y etiquetas.
• Merma o Desperdicio
• Impuestos específicos
• Comisiones sobre ventas.

Se clasifica los costos directos o variables según su relación con la producción:

Costos de Materia Prima Directos (CMPD): se refiere a las compras de los insumos a ser procesados para generar el producto. Ejemplo: Los ingredientes; huevos, leche, harina, azúcar; necesarios para producir una torta. Son la suma de los Costos Unitarios de Materiales Directos (CUMD) requeridos para producir cada unidad

Costos de Mano de Obra Directa (CMOD): son los egresos asociados al personal que está directamente relacionado a la fabricación del producto. Son la suma de los Costos Unitarios de Mano de Obra Directos (CUMOD) involucrados en  cada unidad producida

Misceláneos Directos (CMD): Son todos aquellos egresos que están involucrados directamente con el producto y/o servicio que se presta y que no es material directo, Ejemplo, envases,  etiquetas, comisiones por venta

 

Costos Fijos o Indirectos:

Son aquellos en los que necesariamente incurrirá el emprendimiento, independientemente de si produce o no. Su importe permanece constante, independiente del nivel de actividad de la empresa.

Se pueden identificar y llamar como costos de "mantener la empresa abierta", de manera tal que se realice o no la producción, se venda o no la mercadería o servicio, dichos costos igual deben ser solventados por la empresa. Por ejemplo:

• Alquileres
• Amortizaciones o depreciaciones
• Seguros
• Impuestos fijos
• Servicios Públicos (Luz, TE., Gas, etc.)
• Sueldo y cargas sociales de encargados, supervisores, gerentes, etc.

A estos costos los podemos clasificar de la siguiente manera:

Costos de Mano de Obra Indirecta: Se refiere a todos los gastos incurridos en personal que no está directamente involucrado en el proceso productivo, allí debe incluirse los salarios del personal administrativo, de ventas, de limpieza, contadores y asesores legales, entre otros.

Costo de Materiales Indirectos: son aquellos otros materiales no utilizados para la producción. Por ejemplo, aquí podemos citar el papel y la tinta utilizados para la impresión de facturas.

Gastos Fijos: allí se deben incluir todos aquellos desembolsos que no están relacionados con las cantidades producidas, ni son indispensables para la producción. Entre ellos, cabe destacar los alquileres, seguros, depreciación de maquinarias, materiales de oficina y pagos de servicios públicos (electricidad, agua, teléfono, gas).

Como desarrollar la Estructura de Costos del Modelo de Negocios

La forma más fácil de entender la estructura de costos de un modelo de negocio es analizar los diferentes bloques en especial las actividades y los aliados clave ya que de estos bloques se originan los costos fundamentales del modelo de negocio.

Para ello debemos seguir la siguiente secuencia

• Definir identificar la procedencia de cada costo
• La Justificación del costo
• El valor de ese costo

Es válido preguntarse ¿por qué los recursos o activos clave no determinan la estructura de costos del modelo de negocio?.

Los recursos o activos clave no se compran todos los días, pero generan actividades que se mantienen a lo largo del tiempo y producen costos, por ejemplo: Una máquina no se compra diariamente, pero su mantenimiento es una actividad constante que producirá costos permanentes. Por lo tanto, las actividades clave relacionadas con los activos, suministran pistas de los costos fijos de la empresa.

Como apoyo para realizar la secuencia recomendada a continuación podrán ver unas tablas que nos permitirán 

Tablas del Canvas del Modelo de Negocios

Tablas para identificar mejor los diferentes mecanismos y costos en los bloques del Canvas del Modelo de Negocios

• Tabla para el boque de Canales
• Tabla para el bloque de Relaciones
• Tabla para las Fuentes de Ingreso
• Tabla para las Actividades Claves
• Tabla para los Recursos Claves
• Tabla para los Aliados, Socios y/o Proveedores Estratégicos

Tabla de Canales

Tabla de Relaciones Claves

Tabla de Fuentes de Ingreso

En ocasiones, no cuesta nada usar una vía de ingresos, pero a veces es necesario pagar un porcentaje por la tecnología implicada.

Tabla de Actividades Claves

 Tabla de Recursos Claves

Tabla de Aliados, Socios y/o Proveedores Claves

Conclusiones

Determinar la estructura de costos de un producto o un mix de ellos, puede ser una tarea tan compleja como sea el tamaño del emprendimiento, su variedad de operaciones, productos y presentaciones, sin embargo, es un ejercicio que vale la pena realizar porque garantiza mantener niveles saludables de rentabilidad y competitividad en el mercado.

Si bien es importante tratar de mantener los costos bajos para aumentar la rentabilidad del negocio, eso no implica que deban dejar de realizarse ciertos pagos que garantizan un funcionamiento correcto del proceso productivo.

La determinación el costo de un producto y/o servicio es fundamental en el manejo de un Emprendimiento. Ya que:

• Nos permite conocer el costo unitario por tipo de producto.
• Evita que fijemos un precio por debajo del costo e incurramos en pérdidas.
• Posibilita ajustar el margen de ganancia por producto.
• Nos da información sobre los costos directos e indirectos, así como del factor de costos indirectos.

Benjamin E. Rios D. Emprendedor, Coach, Mentor y Facilitador de aprendizaje en el área del emprendimiento, 35 años de experiencia en la creación, desarrollo y gerencia de medianas y pequeñas empresas